《心有重點•說不出口?》 “練習講重點”活動側記
『老闆,我認為這個案子的時程要順利完成有些困難,客戶那邊溝通有些狀況…』
『所以咧 ? 說重點!』
『呃……』
以上對話可能對許多上班族並不陌生,為什麼講到一半老是被主管打斷?為什麼上台報告兩分鍾就看到老闆不耐煩揮揮手要我下台? 小心!你可能犯了『沒說重點』的大忌!小則溝通不良,大則影響你的工作表現與職涯發展。
講重點:搞清楚老闆要聽什麼
由台灣國際基督教會舉辦的【城市光點】系列演講,邀請到永齡生技營運暨人資長謝元吉分享【如何講重點】,謝元吉表示,首先要釐清講給誰聽?他需要或想要聽到什麼?針對聽的人的需求思考如何表達、表達什麼,才能有效講重點。謝元吉表示,常常老闆與部屬心中對事情的優先順序是不同的,當部屬在報告時,『最重要的是讓老闆知道,我要做什麼?我需要幫你什麼?』提出解決方案要說明清楚的證據、事實,而非個人的感覺與臆測。另外,一開始就把目的說清楚,別繞圈或岔開話題,也是講重點的『眉角』。
講重點:心理因素才是關鍵
謝元吉多年從事人資工作的豐富經驗與本身基督信仰,他認為,聖經中提到人心中是否存著『信望愛』,其實也適用於解釋講重點的困難 :『沒有信心的夥伴,無法將想法講到重點,因為怕得罪。沒有盼望的夥伴,無法將想法講到重點,因為怕受傷。沒有愛心的夥伴,無法將想法講到重點,因為不在乎。』謝元吉表示。
講重點:快快聽慢慢說
最後,謝元吉也分享【聖經】雅各書經文:『我親愛的弟兄們,這是你們所知道的。但你們各人要快快地聽,慢慢地說,慢慢地動怒, 因為人的怒氣並不成就上帝的義。』給現場聽眾『快聽』和『慢說』兩個建議,快聽是指快速抓到、理解對方的意思,慢說則是避免過於急躁回應造成誤會,需有耐心多次詢問與了解。
『講重點並不只是簡短或精簡,而是真實的表達自己的意見,身為主管也需適時的協助部屬放下戒心、引導部屬有安全感,說出真正要表達的重點。』謝元吉表示。
講重點,這門職場必修課,你,修得如何?
TIPS 1:講重點對話 掌握三大觀念
1.擺脫假設
謝元吉認為,「假設」通常是溝通雙方最大的障礙。他舉了自己的例子:有天兒子跟他說12/31可否跟同學出去?他立刻就想到兒子要去跨年?跟誰出去?會不會徹夜不歸?……等一連串假設,但後來才發現兒子只是晚上跟同學約出去吃飯,並沒有要一起跨年。 謝元吉表示,用心思考、了解對方,不確定就問,才能有效達到講重點溝通。
2.專心聆聽
謝元吉笑說,自己的個性和名字一樣都很『急』,有時一急不斷追問,原本是好意要幫部屬了解他的需要或困難,但對方卻只感受他的咄咄逼人、不耐煩口氣,反而更害怕表達。 在對方帶著情緒表達時,專心聆聽對方,不太快反應,過濾其負面的情緒,盡量抓到事實而非情緒的表達,才能有效同理並適切回應。
3.有效回應
別人腦袋的優先順序跟你不見得一樣,所以對話時描述事實而非給評價感受;拋問題解決方式而非只有原因說明;提意見要具體而非模糊的方向。講重點並非只是節省時間,不要浪費才是重點!
TIPS 2:面對不同角色 如何講重點?
面對主管、客戶、部屬,講重點的方式有何不同?謝元吉提供以下建議:
高階主管:沒有多餘時間聽廢話,講重點要『快、狠、準』。
刁難的客戶:要的是『禮(禮貌)、給(給他想要聽的)、答(明確的答覆)』。
挫折的部屬:要的是『因(原因)、法(方法)、陪(陪他一起做)』。
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